Zbiory danych osobowych członków Izby dotyczą tylko informacji związanych z realizacją celów statutowych Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa. Zasada bezpieczeństwa systemu wynika z rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 3 czerwca 1998 roku w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące przetwarzaniu danych osobowych (Dz.U. z 1998 roku, Nr 80, poz.521). Zasady prowadzenia zbiorów danych osobowych i gromadzenia informacji wynikają z przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U.02.101.926) oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Gromadzenie danych jest dokonywane przez administratora danych osobowych wyznaczonego przez Dyrektora Biura. Przekazywanie danych osobowych członków w ramach Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa nie jest przekazywaniem danych na zewnątrz. Przekazywanie danych na zewnątrz ograniczone jest do kwestii wykazania kwalifikacji zawodowych, tj. imię, nazwisko, przynależność do danej Okręgowej Izby, informacja o wpisaniu na listę etc.